Có nên áp dụng công nghệ vào quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu quả quản lý tài chính cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Tuy nhiên, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng áp dụng công nghệ vào quản lý tài chính cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ khai thác những khó khăn, lo lắng của chủ các doanh nghiệp khi lựa chọn áp dụng công nghệ vào quản lý tài chính và đưa ra các phân tích về lợi ích của áp dụng công nghệ vào quản lý tài chính.

I. Những lo lắng khi áp dụng công nghệ vào quản lý tài chính.

1. Độ tin cậy và tính chính xác của dữ liệu:

Chủ doanh nghiệp có thể lo lắng về tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu tài chính khi sử dụng công nghệ. Các lỗi trong việc nhập liệu hoặc sự cố kỹ thuật có thể dẫn đến thông tin tài chính không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

2. Bảo mật thông tin tài chính:

Sử dụng công nghệ trong quản trị tài chính đặt ra thách thức về bảo mật thông tin. Chủ doanh nghiệp có thể lo lắng về việc đảm bảo rằng dữ liệu tài chính quan trọng của doanh nghiệp được bảo vệ khỏi các mối đe dọa bên ngoài và truy cập trái phép.

3. Chi phí đầu tư và duy trì:

Công nghệ thường yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu và chi phí duy trì hàng tháng. Chủ doanh nghiệp có thể lo lắng về việc chi trả cho phần mềm, phần cứng, dịch vụ hỗ trợ và đào tạo nhân viên liên quan đến công nghệ tài chính.

4. Sự phụ thuộc vào công nghệ:

Áp dụng công nghệ vào quản trị tài chính có thể làm cho doanh nghiệp trở nên phụ thuộc vào công nghệ. Chủ doanh nghiệp có thể lo lắng về sự cố kỹ thuật hoặc mất kết nối mạng có thể làm gián đoạn quá trình quản lý tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.

5. Sự phản đối và thích ứng của nhân viên:

Sự thay đổi công nghệ có thể gây khó khăn và sự phản đối từ phía nhân viên. Chủ doanh nghiệp có thể lo lắng về khả năng thích ứng của nhân viên với công nghệ mới và khả năng đảm bảo họ nhận đủ đào tạo và hỗ trợ cần thiết để sử dụng công nghệ một cách hiệu quả.

II. Lợi ích của áp dụng công nghệ vào quản lý tài chính.

Nếu được triển khai một cách cẩn thận và có sự chuẩn bị đúng đắn, áp dụng công nghệ vào quản trị tài chính trong doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích về tính chính xác, hiệu quả và tăng cường quản lý tài chính như: 

1. Tăng tính chính xác và hiệu suất: Công nghệ giúp tự động hóa các quy trình tài chính, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tối ưu hóa quá trình làm việc. Điều này giúp nâng cao tính chính xác của dữ liệu tài chính và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

2. Quản lý tài chính linh hoạt hơn: Công nghệ cung cấp các công cụ và phần mềm quản lý tài chính mạnh mẽ, cho phép SMEs theo dõi và điều khiển tài chính của mình một cách linh hoạt hơn. Các công cụ này cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính, tình trạng đặt hàng, doanh thu và lợi nhuận, giúp quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn.

3. Tăng khả năng dự báo và quản lý rủi ro: Công nghệ cho phép SMEs tiếp cận các công cụ phân tích và dự báo tài chính mạnh mẽ, giúp dự đoán xu hướng và biến động trong tương lai. Điều này giúp quản lý rủi ro và đưa ra quyết định thông minh về việc đầu tư, tài trợ và mở rộng kinh doanh.

4. Tăng cường quản lý tiền mặt: Một trong những thách thức chính đối với SMEs là quản lý tiền mặt một cách hiệu quả. Công nghệ cung cấp các công cụ quản lý tiền mặt tiên tiến, giúp theo dõi dòng tiền, quản lý ngân hàng và thanh toán, và tối ưu hóa việc thu và chi.

5. Cải thiện quy trình kế toán: Công nghệ giúp tự động hóa nhiều nhiệm vụ kế toán, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để xử lý các giao dịch tài chính. Điều này giúp tăng cường tính chính xác và tăng cường khả năng tương tác với hệ thống kế toán.

Với mục tiêu giúp các doanh nghiệp SMEs được tiếp xúc môi trường số hóa và thức đẩy kinh doanh, Gemsocial sắp tới sẽ cho ra mắt Gem Finance (Gem FMS) giúp quản lý và kiểm soát hoạt động tài chính trong tổ chức, bao gồm quy tắc, quy trình, chính sách và công cụ để thu thập, phân tích, báo cáo và điều hành thông tin tài chính. Hệ thống này giúp quản lý hiệu quả nguồn lực tài chính, bao gồm thu chi, đầu tư, quản lý rủi ro và lập kế hoạch tài chính. Nó đánh giá hiệu suất tài chính, đặt mục tiêu và chuẩn mực tài chính, và đảm bảo tuân thủ quy định và luật pháp liên quan.

Để có thể xem thêm thông tin về tính năng này, bạn có thể truy cập vào đây