Cách quản lý công việc hiệu quả dành cho cá nhân và doanh nghiệp

Từ lâu, quản lý công việc đã luôn là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của nhiều doanh nghiệp. Song, với tình hình kinh tế có nhiều biến động, đi kèm các đợt cắt giảm nhân sự, tình trạng quá tải công việc ở mức độ cá nhân và tập thể đang dần diễn ra nhiều hơn. Đây cũng là một trong những lý do khiến Gemsocial™ ra đời với mục đích cung cấp những phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Gemsocial™ tìm hiểu kỹ hơn về lợi ích của quản lý công việc, cũng như cách quản lý hiệu quả dành cho các cá nhân và doanh nghiệp nhé.

Lợi ích đến từ các phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả

Mỗi người chúng ta dành từ 8 đến 10 tiếng mỗi ngày cho công việc, vì vậy, việc biết cách quản lý công việc hiệu quả chính là điều kiện vô cùng cần thiết để có thể duy trì được một lối sống khỏe mạnh, đồng thời gia tăng hiệu suất làm việc và sự phát triển cá nhân. Bạn có thể đạt được rất nhiều lợi ích từ kỹ năng quản lý công việc hiệu quả như sau:

● Gia tăng năng suất làm việc:

Bằng cách sắp xếp các đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên, các cá nhân hoặc đội ngũ có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất theo từng thời điểm. Đây là một trong những phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả giúp nâng cao năng suất, hiệu suất và kết quả công việc được đề ra.

● Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian:

Quản lý công việc và quản lý thời gian là hai kỹ năng gắn bó chặt chẽ với nhau. Khi bạn làm tốt một kỹ năng, kỹ năng kia sẽ càng được cải thiện. Khi nắm được cách quản lý công việc hiệu quả, các công việc sẽ trở nên dễ thực hiện và nhanh chóng hoàn tất đúng thời hạn, từ đó, bạn cũng sẽ có thêm nhiều thời gian dành cho cá nhân.

Quản lý công việc hiệu quả giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian | Nguồn: Sưu tầm

● Cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề:

Hầu hết các phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả đều yêu cầu một bảng danh sách các đầu mục công việc được liệt kê rõ ràng và chi tiết. Từ bảng công việc này, các cá nhân và tập thể sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ và các vấn đề gặp phải, để từ đó cùng tìm ra hướng giải quyết chung.

Quản lý công việc hiệu quả giúp cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề | Nguồn: Sưu tầm

● Nâng cao độ tập trung:

Khi có được kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ biết chia nhỏ những dự án và kế hoạch lớn thành những hạng mục công việc nhỏ và dễ dàng thực hiện. Từ danh sách những việc nhỏ này, bạn có thể tập trung vào một vài việc cần hoàn thành trước tiên và tránh tình trạng bị quá tải. Khi biết cách quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng nhận biết bản thân mình cần tập trung cho những công việc nào nhất.

Quản lý công việc hiệu quả giúp nâng cao độ tập trung khi làm việc | Nguồn: Sưu tầm

● Ổn định chất lượng công việc:

Song song cùng với khả năng tập trung, chất lượng công việc cũng sẽ được nâng cao và trở nên ổn định khi bạn biết cách quản lý công việc hiệu quả. Với mỗi khoảng thời gian và mức độ tập trung dành cho một công việc cụ thể, bạn có thể cho ra một kết quả tốt hơn khi so với tình trạng phải làm nhiều công việc trong cùng một thời điểm.

● Nhanh chóng đạt được những mục tiêu công việc và cá nhân:

Các phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả cũng đảm bảo rằng những đầu mục công việc ngắn hạn sẽ trùng khớp và bổ trợ hiệu quả cho những mục tiêu lâu dài. Trong một môi trường làm việc cân bằng và lành mạnh, yếu tố này có thể vừa áp dụng cho sự phát triển của doanh nghiệp, vừa áp dụng cho chính cá nhân thuộc doanh nghiệp đó.

5 cách quản lý công việc hiệu quả dành cho cá nhân

Quản lý công việc cá nhân hợp lý sẽ giúp cá nhân đó đạt được hiệu suất cao trong công việc hàng ngày, tạo sự hài lòng cho bản thân và đặc biệt là cầu nối dẫn đến việc đạt được các mục tiêu cá nhân ngắn hạn và dài hạn. Dưới đây là 5 gợi ý về cách quản lý công việc hiệu quả ở phạm vi cá nhân:

Lập một danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên

Để dễ dàng theo dõi các đầu mục công việc hiện có, bạn nên lập một danh sách công việc theo cấp độ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Với mỗi danh sách, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên theo từng thời điểm. Với một người biết cách quản lý công việc hiệu quả, một danh sách công việc hợp lý và thông minh là khi bạn liên tục đặt cho mình câu hỏi “Điều gì cần thiết phải làm nhất trong khoảng thời gian này?”

Lập danh sách công việc ưu tiên là một trong những phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả

Nguồn: Sưu tầm

Sắp xếp công việc với tính khả thi cao

Bên cạnh việc sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và cần thiết, bạn cũng cần phải chắc chắn rằng công việc đó có thể được thực hiện bằng chính nguồn lực và kỹ năng cá nhân hiện có. Nếu các việc nằm đầu danh sách quá khó khăn và tốn nhiều thời gian thực hiện, bạn sẽ dễ dàng nản chí và làm chậm tiến độ công việc so với ban đầu đã đề ra. Hãy khéo léo và cân nhắc cách quản lý công việc hiệu quả bằng việc đề cao tính dễ thực hiện của công việc.

Tránh làm nhiều việc cùng một lúc

Dù phần lớn văn hóa doanh nghiệp đang cổ vũ nhân viên cần phải đa nhiệm nhiều công việc cùng một lúc, song điều này không có nghĩa rằng bạn nên làm nhiều việc trong cùng một thời điểm. Một trong những phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả là đề ra từng khung giờ và khoảng thời gian cụ thể cho từng công việc riêng, sau đó dành toàn bộ sự tập trung vào một công việc duy nhất để nhanh chóng hoàn thành với chất lượng tốt nhất.

Multitasking hay còn gọi là đa nhiệm có thể ảnh hưởng không tốt đến cách quản lý công việc hiệu quả

Nguồn: Sưu tầm

Chọn góc làm việc lý tưởng

Các phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả không chỉ giới hạn ở các yếu tố về tinh thần. Môi trường vật lý cũng tác động đến khả năng tập trung và năng suất làm việc. Do đó, bạn cần cân nhắc chọn một góc làm việc ngăn nắp và sạch sẽ để nâng cao cảm hứng làm việc. Hãy đặc biệt quan tâm đến các yếu tố như ánh sáng tự nhiên, ghế ngồi, thậm chí là các đồ vật trang trí xung quanh.

Liên tục theo dõi hiệu suất làm việc của bản thân

Bản chất của quản lý công việc là để đem đến những kết quả tốt nhất, đồng thời giúp cá nhân hiểu rõ về phong cách làm việc của riêng mình. Vì vậy, bạn cần phải dành thời gian theo dõi chặt chẽ hiệu suất làm việc của bản thân. Thao tác này cũng nhằm tránh những sự trì trệ và trễ nải trong công việc, từ đó nâng cao kỹ năng và cách quản lý công việc hiệu quả.

5 cách quản lý công việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Quản lý công việc ở cấp doanh nghiệp là hình thức quản lý có phạm vi mở rộng, liên quan đến nhiều cá nhân, phòng ban và cấp bậc điều hành. Nội dung công việc được quản lý thường là những dự án lớn, hoạt động kinh doanh và mục tiêu tổ chức. Do bản chất phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng, bạn nên tham khảo 5 cách quản lý công việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp như sau:

Chia những dự án lớn thành các đầu mục công việc nhỏ

Tương tự như với quản lý công việc dành cho cá nhân, phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả ở các doanh nghiệp cũng cần bắt đầu từ một danh sách các hạng mục công việc nhỏ và có tính khả thi cao. Danh sách này thường được gọi là Action plan, và thường xuất phát từ một dự án lớn hoặc một mục tiêu lâu dài. Một Action plan chi tiết cần nêu rõ các phòng ban liên quan, người đảm nhận chính, công việc phải thực hiện và thời hạn hoàn thành. Nắm được các yếu tố này sẽ giúp bạn phần nào hiểu thêm về cách quản lý công việc hiệu quả.

Bên cạnh các nền tảng phổ thông và thủ công như Google Sheets, Notion hoặc Trello, người chủ doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm về phân hệ Quản lý công việc - Gem Workplace™ của Gemsocial™ để nhanh chóng số hóa và tự động hóa các quy trình làm việc. Đây là phân hệ bao gồm các tính năng quản lý công việc thông minh như:

● Tạo quy trình làm việc theo hình thức thủ công hoặc tự động hóa

● Quản lý dự án (Project Management) và quản lý công việc (Task Management)

● Quản lý mục tiêu OTR và KPI

● Quản lý thời gian làm việc với lịch làm việc và bảng theo dõi số giờ làm việc (Timesheet)

● Tạo tài liệu (giống với Google Docs)

● Trợ lý ảo Aurora

Đặt ra các mục tiêu công việc rõ ràng

Trong mọi lĩnh vực và mọi trường hợp, mục tiêu luôn là điều quan trọng nhất để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý cần tham khảo các phương thức đặt mục tiêu uy tín và đã được kiểm chứng, phổ biến nhất là phương pháp SMART. Phương pháp này bao gồm Specific (tính cụ thể), Measurable (có thể đo lường), Achievable (có thể đạt được), Relevant (liên quan) và Time-bound (có thời hạn), là một trong những phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả đáng để tham khảo.

Duy trì giao tiếp và chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh

Song song với mục tiêu và chi tiết công việc đã đề ra, chủ doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng toàn bộ thành viên của từng bộ phận đều nắm rõ trách nhiệm và phần việc cần làm. Bằng các công cụ và hình thức giao tiếp hiệu quả, doanh nghiệp có thể chủ động trong giao tiếp và giải quyết các vấn đề gặp phải.

Nếu đang bắt đầu với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn cũng thể tham khảo phương pháp và cách quản lý công việc hiệu quả với phân hệ Quản trị giao tiếp nội bộ - Gem Connect™ do Gemsocial™ phát triển, bao gồm các tính năng hữu ích nhằm đảm bảo quá trình trao đổi công việc diễn ra một cách suôn sẻ, tránh các hiểu lầm và giúp các thông điệp được truyền tải nhanh chóng.

 Chủ động trong giao tiếp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả | Nguồn: Sưu tầm

Có sự ưu tiên và tập trung cho các công việc

Phạm vi lớn dẫn đến một danh sách công việc cũng lớn hơn rất nhiều, từ đó dễ dàng xảy ra các trường hợp nhân viên đi sai hướng, thiếu sự tập trung và sự ưu tiên cho công việc. Nếu là chủ doanh nghiệp, bạn cần lường trước vấn đề này và biết cách quản lý công việc hiệu quả thông qua việc sắp xếp công việc theo mức độ cấp thiết.

Tích hợp các nền tảng chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp

Nhìn chung, quản lý công việc ở mức độ doanh nghiệp sẽ đòi hỏi nhiều kỹ năng và độ hiểu biết sâu rộng. Với những doanh nghiệp sở hữu số lượng nhân viên đông đảo, đây sẽ là công đoạn khá nhiêu khê với cá nhân hoặc đội ngũ quản lý nhỏ. Để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực, người chủ doanh nghiệp có thể tìm đến sự trợ giúp của các phần mềm và nền tảng chuyển đổi số toàn diện. Một trong số đó chính là Gemsocial™, người đồng hành đắc lực giúp các chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm được cách quản lý công việc hiệu quả. Đặc biệt, Gemsocial™ sẵn sàng hỗ trợ cho các doanh nghiệp siêu nhỏ, chỉ từ 5 nhân viên trở lên. Các phân hệ và chức năng đáng tham khảo của Gemsocial™ sẽ được phân tích ngay ở phần tiếp theo.

Tận dụng sự phát triển của các nền tảng số hóa cũng là cách quản lý công việc hiệu quả | Nguồn: Sưu tầm

Vì sao nên chọn Gemsocial™ để nâng cao hiệu quả quản lý công việc?

Gemsocial™ thuộc hệ sinh thái ERA GROUP là nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. Nền tảng này được xây dựng nhằm tạo ra những quy trình làm việc tinh gọn nhưng vẫn đầy đủ các tính năng mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng được. Gemsocial™ sở hữu 6 phân hệ với hàng chục tính năng nhằm hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất:

1. Gem Connect™ - Kết nối và Giao tiếp

2. Gem Workplace™ - Quản lý công việc

3. Gem CRM™ - Quản lý quan hệ khách hàng

4. Gem HRM™ - Quản lý nguồn nhân lực

5. Gem Knowledge™ - Quản lý tri thức

6. Gem Finance™ - Quản lý tài chính

Truy cập Gemsocial™ và đăng ký trải nghiệm ngay từ hôm nay để khám phá những tính năng hữu ích nhất cho quá trình quản trị doanh nghiệp của bạn, hoặc tham khảo bảng giá với 4 gói dịch vụ chính, đa dạng cho mọi loại hình doanh nghiệp.

Lời kết

Mong rằng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn sơ bộ về một số cách quản lý công việc hiệu quả dành cho mỗi cá nhân và mỗi doanh nghiệp. Đừng quên truy cập Gemsocial™ để tham khảo thêm về các bài viết thuộc lĩnh vực liên quan nhé!