Quản trị doanh nghiệp là gì? Các bước thiết lập chiến lược hiệu quả

Định nghĩa và vai trò của quản trị doanh nghiệp

● Định nghĩa về quản trị doanh nghiệp: 

Theo Phó giáo sư & Thạc sĩ Lê Văn Tâm, khi xét về mặt tổ chức và kỹ thuật, quản trị doanh nghiệp có thể được hiểu là sự kết hợp tất cả mọi nguồn lực của mỗi con người trong tổ chức và doanh nghiệp, từ đó đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp và đồng thời đạt được các mục tiêu riêng của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp một cách hợp lý và có hiệu quả nhất. Điều này đòi hỏi quá trình hợp tác và phối hợp công việc giữa các quản trị viên trong bộ máy quản trị với nhân sự trong quá trình làm việc, thông qua họ để thực hiện mục tiêu của các doanh nghiệp trong môi trường luôn luôn biến động. Nói cách khác, cốt lõi của quản trị doanh nghiệp là quản trị con người trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Để tóm gọn và dễ hiểu nhất, bạn có thể hiểu rằng quản trị doanh nghiệp là quá trình mà chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý cùng tham gia làm các công việc: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Từ đó, đảm bảo mọi thứ hoạt động suôn sẻ và đạt được mục tiêu đã đề ra.

● Vai trò của quản trị doanh nghiệp: 

Thực hiện mục tiêu lợi ích của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài, bảo toàn và phát triển nguồn vốn của doanh nghiệp, để từ đó thỏa mãn và đáp ứng được nhu cầu của chủ doanh nghiệp và tất cả các cá nhân trong doanh nghiệp. Tóm gọn lại, quản trị doanh nghiệp chính là nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cao hơn.

Một tổ chức nắm rõ giá trị mà quản trị doanh nghiệp hiệu quả mang lại sẽ đạt được những ưu thế sau:

- Có định hướng và mục tiêu rõ ràng.

- Cải thiện hiệu quả và hiệu suất làm việc của nhân sự các cấp.

- Tối ưu hóa nguồn lực và có lộ trình phát triển cụ thể cho nhân sự.

- Dễ dàng đưa ra các quyết định chính xác và thích nghi với những biến động của thị trường.

- Duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó tạo dựng uy tín và thương hiệu cho doanh nghiệp.

Với các ưu thế đã được nêu trên, có thể hiểu quản trị doanh nghiệp là điều tối cần thiết để một doanh nghiệp có thể tồn tại lâu dài và vững mạnh. Quá trình quản trị nay đã trở nên thuận tiện hơn với rất nhiều các công cụ trợ giúp và phần mềm hỗ trợ chủ doanh nghiệp theo dõi toàn diện các lĩnh vực. Có thể nói, giữa giai đoạn kinh tế đang có nhiều biến động và nguồn dữ liệu mới liên tục được cập nhật hàng ngày, các doanh nghiệp nên thích nghi và chuyển biến từ phương pháp quản trị truyền thống sang số hóa với các phần mềm quản trị doanh nghiệp uy tín.

Đây cũng là một trong những lý do mà Gemsocial™ ra đời với chức năng là một nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. Với sự trợ giúp của Gemsocial™, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xây dựng được một môi trường làm việc linh hoạt, chuyên nghiệp và đổi mới với các mục tiêu tăng trưởng rõ ràng và khả thi.

Quản trị doanh nghiệp hiệu quả sẽ đẩy mạnh hoạt động sản xuất và kinh doanh | Nguồn: Sưu tầm

Quản trị doanh nghiệp và quản trị kinh doanh khác nhau như thế nào?

Với bản chất là hai khái niệm có liên quan đến nhau, quản trị doanh nghiệp và quản trị kinh doanh còn dễ bị nhầm lẫn bởi nhiều người. Để giúp bạn phân biệt giữa hai khái niệm này, hãy cùng xem qua bảng phân tích bên dưới:

Từ bảng so sánh trên, có thể thấy quản trị doanh nghiệp đòi hỏi người chủ doanh nghiệp cần có một cái nhìn toàn diện, sự am hiểu đa lĩnh vực và đặc biệt là khả năng đa nhiệm. Đây có thể là thử thách đối với các cá nhân, doanh nghiệp vừa chập chững đi vào con đường kinh doanh. Song, thử thách này có thể được vượt qua nhờ vào các nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện, một trong số đó là Gemsocial™, với 6 phân hệ hữu ích giúp các doanh nghiệp có thể tự động hóa các quy trình làm việc một cách thông minh và tiện lợi.

Những yếu tố giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Đặt tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng

Người chủ doanh nghiệp cùng hội đồng quản trị có trách nhiệm đặt ra tầm nhìn, sứ mệnh và các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Các yếu tố này bắt buộc phải có tính rõ ràng cao, đóng vai trò then chốt trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cũng cần chắc chắn rằng mỗi cá nhân thuộc doanh nghiệp đều nắm rõ những tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu trong suốt quá trình hoạt động, tránh tình trạng đi lệch hướng và làm ảnh hưởng đến chất lượng quản trị doanh nghiệp.

Tinh thần lãnh đạo nhạy bén

Chủ doanh nghiệp và nhà lãnh đạo thuộc doanh nghiệp nên duy trì một tinh thần truyền cảm hứng, động viên và vẽ ra những hướng đi rõ ràng cho đội ngũ nhân viên. Từ đó, tạo ra tính gắn kết và khả năng phối hợp công việc một cách hiệu quả.

Đội ngũ nhân viên có thực lực

Quản trị doanh nghiệp thực chất là quản trị con người thuộc một bộ máy và cấu trúc vận hành chung. Do đó, quản trị doanh nghiệp hiệu quả cũng đồng nghĩa với việc đào tạo ra những nhân sự có chuyên môn cao và sẵn sàng gắn bó.

Quản trị nhân sự và nguồn lực nội bộ doanh nghiệp luôn là điều khó khăn nhất. Song, Gemsocial™ có thể là nền tảng hỗ trợ đắc lực cho bạn với phân hệ Gem HRM™ - Quản lý nguồn nhân lực. Phân hệ này bao gồm các tính năng chủ chốt như:

● Quản lý dữ liệu ứng viên, quá trình tuyển dụng và tiến độ của các buổi Online Test.

● Quản lý chính sách nhân sự và thông tin nhân viên.

● Theo dõi và quản lý chế độ lương và báo cáo, phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên.

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp tốt cũng đồng nghĩa với việc cân bằng được ngân sách tài chính. Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp cần có kế hoạch ngân sách cho từng bộ phận và lĩnh vực, cũng như biết phân tích tài chính định kỳ và phân bổ nguồn lực sao cho đạt được năng suất cao nhất.

Tất cả các vấn đề về tài chính của doanh nghiệp có thể được quản lý và theo dõi sát sao hơn với phân hệ Gem Finance™ - Quản lý tài chính do Gemsocial™ phát triển và cung cấp. Với sự hỗ trợ từ phân hệ này, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận các tính năng cần thiết như:

● Quản lý thu chi, tài sản và nguồn vốn, các khoản nợ.

● Quản lý các giao dịch với nhà cung cấp.

● Tự động hóa và tích hợp các quy trình tài chính, bao gồm nhập liệu, xử lý giao dịch đến tạo báo cáo và phân tích.

Hiệu quả vận hành

Hiệu quả vận hành trong quản trị doanh nghiệp có thể đạt được từ nhiều yếu tố. Một trong số đó là việc tinh giản quy trình làm việc, loại bỏ các thủ tục phức tạp và không cần thiết để đẩy mạnh hiệu quả và thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cùng các cấp quản lý còn cần thường xuyên đánh giá và tối ưu hóa các quy trình nội bộ.

Tham khảo thêm phân hệ Gem Workplace™ - Quản lý công việc từ Gemsocial™ để nắm được các quy trình thiết lập và giao đầu mục công việc hiệu quả, kể cả với những mô hình doanh nghiệp làm việc từ xa (remote-working). Gem Workplace nổi bật với các tính năng vô cùng tiện lợi và thông minh như:

● Lập các công việc theo thời hạn cụ thể (task & deadline)

● Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các nhân viên thuộc bộ phận liên quan.

● Lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả công việc.

● Giao tiếp nội bộ giữa các cá nhân trong công ty và giữa các phòng ban.

Đặt khách hàng làm trọng tâm

Sau tất cả, khách hàng chính là nền tảng để doanh nghiệp của bạn duy trì được nguồn doanh thu ổn định và tồn tại giữa thương trường khắc nghiệt. Vì vậy, doanh nghiệp và mỗi cá nhân thuộc doanh nghiệp cần ưu tiên sự hài lòng của khách hàng và luôn lấy khách hàng làm trọng tâm. Một chủ doanh nghiệp biết quản trị doanh nghiệp tốt sẽ có các phương pháp hiệu quả để thu thập ý kiến khách hàng, từ đó cho ra các chiến lược phát triển sản phẩm và dịch vụ đáp ứng đa dạng nhu cầu.

Cùng tham khảo thêm về cách mà Gemsocial™ giúp các thương hiệu quản trị quan hệ khách hàng hiệu quả với phân hệ Gem CRM™ - Quản lý quan hệ khách hàng. Đây là phân hệ sở hữu các tính năng chính như:

● Quản lý thông tin khách hàng.

● Quản lý quy trình bán hàng.

● Chăm sóc khách hàng và phân tích dữ liệu khách hàng.

Cải tiến và không ngừng thích nghi

Đây có thể nói là yếu tố quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình quản trị doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cần biết phát triển một doanh nghiệp sẵn sàng tiếp nhận các sự thay đổi, đồng thời đào tạo đội ngũ nhân viên luôn có lối suy nghĩ sáng tạo, thích ứng với các xu hướng trong ngành.

Đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp

Giao tiếp là phương tiện và cấu nối để các cá nhân và mục tiêu công việc có thể hoạt động suôn sẻ và không gặp quá nhiều vấn đề khó khăn. Để đảm bảo tính hiệu quả trong giao tiếp công việc hàng ngày, chủ doanh nghiệp cần chọn và xây dựng những kênh giao tiếp minh bạch, cho phép mỗi cá nhân được tự do đóng góp ý kiến và nói lên các vấn đề gặp phải.

Nắm được cầu nối quan trọng làm nên một doanh nghiệp vững chắc này, Gemsocial™ đã sớm tập trung phát triển phân hệ Gem Connect™ - Kết nối & Giao tiếp để cung cấp giải pháp cho nhiều thương hiệu Việt.

Có chiến lược quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Một trong những yếu tố tiên quyết để quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả chính là hình thành được chiến lược quản trị ngay từ những ngày đầu tiên xây dựng doanh nghiệp. Kế hoạch này nên phù hợp với tình hình chung và các xu hướng của thị trường.

Nếu vẫn chưa biết cách để thiết lập chiến lược quản trị doanh nghiệp sao cho hiệu quả, bạn có thể tham khảo nội dung chi tiết ở phần tiếp theo ngay bên dưới.

Các bước để thiết lập chiến lược quản trị doanh nghiệp

Bước 1 - Đánh giá doanh nghiệp

Bước đầu tiên để hình thành chiến lược quản trị doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ chỗ đứng hiện tại của doanh nghiệp trên thị trường. Hãy bắt đầu tự đánh giá về các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội mà doanh nghiệp đang có. Để có cái nhìn khách quan hơn, bạn cũng cần tổ chức một cuộc họp với ban quản lý và hội đồng quản trị để thảo luận về các yếu tố cốt lõi như: Doanh thu hiện tại, quy trình làm việc và chất lượng nhân sự. Sau khi đã làm đủ những điều này, bạn sẽ tổng hợp được những thông tin đánh giá cần thiết để đi đến bước tiếp theo.

Đánh giá tình hình doanh nghiệp là bước đầu trong việc lập chiến lược quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Bước 2 - Đặt mục tiêu cho doanh nghiệp

Dựa trên bảng đánh giá chi tiết đã thiết lập ở bước 1, chủ doanh nghiệp cần phải đặt ra các mục tiêu thực tế và có tính khả thi. Mục tiêu ở đây có thể ở dạng kết quả mong muốn, hoặc dạng kế hoạch thực hiện (action plans) để đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu càng chi tiết thì khả năng quản trị doanh nghiệp sẽ càng hiệu quả. Để tránh bị “quá tải” mục tiêu, bạn cũng có thể cân nhắc chia nhỏ ra theo từng lĩnh vực như: Lợi nhuận doanh nghiệp, các chỉ số tài chính, năng suất của nhân viên hoặc thậm chí là độ hài lòng của nhân viên trong môi trường làm việc. Trên hết, những mục tiêu này cần bám sát với tầm nhìn, sứ mệnh và tinh thần của doanh nghiệp.

Nên đặt ra những mục tiêu cụ thể cho chiến lược quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Bước 3 - Xác định quy trình làm việc cho nhân viên

Sau khi đã có mục tiêu và các kế hoạch thực hiện, bước tiếp theo, chủ doanh nghiệp cần làm rõ và ban hành các quy trình làm việc đảm bảo tính logic và hiệu quả cho đội ngũ nhân viên. Với các nhân viên mới gia nhập doanh nghiệp, một quy trình minh bạch là cơ hội để đảm bảo tiến độ công việc và nâng cao hiệu suất cũng như khả năng gắn bó lâu dài của nhân viên đó. Ở giai đoạn đầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình làm việc có thể sẽ trải qua nhiều sự biến đổi để có thể thích nghi và đáp ứng được nhu cầu của nhiều bộ phận.

Xác định quy trình làm việc rõ ràng là điều cần thiết trong quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Bước 4 - Hình thành bộ quy định doanh nghiệp

Để đảm bảo các quy trình làm việc ở bước thứ 3 được diễn ra suôn sẻ, chủ doanh nghiệp cũng cần hình thành một bộ quy định doanh nghiệp. Sau đây là một vài lời khuyên để giúp bạn có thể áp dụng quy định doanh nghiệp một cách hiệu quả:

● Bộ quy định doanh nghiệp nên được soạn thảo ở dạng văn bản cứng và văn bản mềm, được lưu trữ ở cùng một nơi mà tất cả các cấp nhân viên trong công ty đều có quyền truy cập và tìm hiểu.

● Với nhân viên cũ và đặc biệt là nhân viên mới, bộ phận quản lý nên trực tiếp gửi những tài liệu của bộ quy định để chắc chắn rằng nhân viên đó đã nắm đủ thông tin.

● Khuyến khích nhân viên phản hồi và đóng góp thay đổi cho bộ quy định cũng như quy trình của công ty, để tạo sự chủ động và cải thiện môi trường làm việc.

Bộ quy định là điều kiện quan trọng trong chiến lược quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Bước 5 - Theo dõi và cập nhật các thay đổi về chiến lược khi cần thiết

Bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất, người chủ doanh nghiệp và hội đồng ban quản trị cần liên tục bám sát, theo dõi và cập nhật các thay đổi cho chiến lược quản trị doanh nghiệp khi cần thiết. Bước số 5 này là điều kiện bắt buộc để các doanh nghiệp có thể tồn tại giữa một thị trường đang không ngừng biến đổi, đồng thời cũng là sự thử thách về độ thích nghi của doanh nghiệp đó.

Người quản lý doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và cập nhật chiến lược quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Những vấn đề mà người quản trị doanh nghiệp thường gặp phải

Vấn đề về giao tiếp

Vấn đề về giao tiếp thường có nguyên nhân xuất phát như:

● Thông điệp giữa cấp trên đến cấp dưới không nhất quán hoặc không rõ ràng, dẫn đến sự nhầm lẫn trong việc thực hiện và hoàn thành các đầu mục công việc.

● Kênh giao tiếp kém hiệu quả và lượng thông tin cung cấp giữa các bộ phận, nhân viên bị quá tải.

● Bản thân nhân viên hoặc nhân sự cấp quản lý không có khả năng lắng nghe và tiếp thu thông tin.

Thiếu quy trình chuẩn mực và hiệu quả

Đây là vấn đề chung mà rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải, dẫn đến những tác động có hậu quả lâu dài như giảm hiệu quả công việc, tăng nguy cơ sai sót, gây sự khó khăn trong quản lý và khiến khách hàng không hài lòng.

Hiệu suất công việc thấp

Hiệu suất công việc thấp liên quan mật thiết đến 3 yếu tố sau: Kết quả công việc kém, nhân viên thiếu động lực làm việc và chậm chạp trong việc thực hiện các quy trình do doanh nghiệp đề ra.

Vì sao nên chọn Gemsocial™ để nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp?

Gemsocial™thuộc hệ sinh thái ERA GROUP là nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. Nền tảng này được xây dựng nhằm tạo ra những quy trình làm việc tinh gọn nhưng vẫn đầy đủ các tính năng mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng được. Gemsocial™ sở hữu 6 phân hệ với hàng chục tính năng nhằm hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất:

1. Gem Connect™ - Kết nối và Giao tiếp

2. Gem Workplace™ - Quản lý công việc

3. Gem CRM™ - Quản lý quan hệ khách hàng

4. Gem HRM™ - Quản lý nguồn nhân lực

5. Gem Knowledge™ - Quản lý tri thức

6. Gem Finance™ - Quản lý tài chính

Truy cập Gemsocial™ và đăng ký trải nghiệm ngay từ hôm nay để khám phá những tính năng hữu ích nhất cho quá trình quản trị doanh nghiệp của bạn, hoặc tham khảo bảng giá với 4 gói dịch vụ chính, đa dạng cho mọi loại hình doanh nghiệp.

Lời kết

Mong rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin và góc nhìn cặn kẽ hơn về quản trị doanh nghiệp, cũng như các bước để hình thành chiến lược quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Đừng quên truy cập hệ sinh thái ERA Group và Gemsocial™ để đón đọc các bài viết mới nhất về lĩnh vực này nhé!