Cách chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp

Nhằm tạo điều kiện cho các công ty thích ứng với những thay đổi và biến động của thị trường, phần mềm quản trị doanh nghiệp ra đời và trở thành trợ thủ đắc lực cho nhiều doanh nghiệp thuộc đa dạng các mô hình và lĩnh vực hoạt động. Trong bài viết này, hãy cùng Gemsocial™ tìm hiểu về lợi ích của phần mềm quản trị doanh nghiệp, cũng như các tiêu chí lựa chọn và gợi ý những phần mềm tốt nhất hiện nay nhé!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là hệ thống các phần mềm được tích hợp với nhau, giúp doanh nghiệp quản lý và tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh thuộc nhiều bộ phận khác nhau. Người chủ doanh nghiệp có thể tìm thấy trong phần mềm quản trị doanh nghiệp các chức năng cơ bản như kế toán, tài chính, mua hàng, quản lý kho, quản lý quy trình bán hàng, nhân sự và marketing. Tất cả các chức năng này đều được quy tụ vào một hệ thống duy nhất gọi là phần mềm doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quản trị doanh nghiệp trong các công ty và tổ chức, bạn có thể tham khảo bài viết sau trên Gemsocial™: Quản trị doanh nghiệp là gì? Các bước thiết lập chiến lược hiệu quả

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là trợ thủ đắc lực của nhiều công ty và tổ chức | Nguồn: Sưu tầm

Phần mềm quản trị doanh nghiệp đem lại những lợi ích gì?

Khi lựa chọn được phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp với mô hình kinh doanh hiện có, không chỉ chủ doanh nghiệp mà cả tập thể thuộc doanh nghiệp đều có thể nhận về ít nhất 4 lợi ích sau:

● Tăng cường hiệu quả công việc:

Như đã đề cập trong định nghĩa, phần mềm quản trị doanh nghiệp có liên quan mật thiết đến tính tự động hóa và khả năng tích hợp nhiều chức năng, chính hai yếu tố này sẽ giảm thiểu thời gian và công sức bỏ ra của mỗi nhân viên trong công ty. Nói cách khác, phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ các thao tác thủ công truyền thống sang số hóa và tự động hóa, góp phần rút ngắn quy trình làm việc, để từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp tăng cường hiệu quả công việc | Nguồn: Sưu tầm

● Cải thiện khả năng quản lý tài chính:

Với các chức năng như kế toán, tài chính, quản lý đơn hàng và các khoản nợ, phần mềm quản trị doanh nghiệp cũng cung cấp cho chủ doanh nghiệp và người quản lý cái nhìn toàn diện hơn về tài chính. Nhờ vào lợi thế này, doanh nghiệp có thể cải thiện dòng tiền, đưa ra các dự báo tài chính ngắn hạn và dài hạn, đồng thời có phương pháp để kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn.

● Hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn:

Phần lớn các phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay đều tích hợp chức năng báo cáo, tổng hợp và phân tích dữ liệu và thông tin. Khi cần đưa ra các quyết định quan trọng có khả năng thay đổi các quy trình làm việc của công ty, phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ là công cụ để đối chiếu thông tin và các báo cáo một cách xác đáng, giúp người chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn từ số liệu đã có.

● Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả:

Đã có nhiều doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại điện tử tìm đến các phần mềm quản trị doanh nghiệp nhờ vào tính năng quản lý chuỗi cung ứng khá thông minh và rõ ràng. Với phần mềm quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ từ đầu đến cuối liên quan đến các vấn đề cung ứng, bao gồm tính năng quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng và thậm chí là lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp cho từng khu vực (logistics).

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp được quảng bá, dẫn đến việc chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều phân vân trong việc chọn ra một phần mềm phù hợp nhất. Sau đây là 5 tiêu chí mà bạn cần bám sát nhằm chọn ra được phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay:

Khả năng mở rộng (Scalability)

Đây có thể nói là tiêu chuẩn và yếu tố quan trọng nhất của một phần mềm quản trị doanh nghiệp. Scalability, hay khả năng mở rộng, cho phép phần mềm thích ứng với sự phát triển của doanh nghiệp mà không làm giảm hiệu suất hay hiệu quả hoạt động. Một phần mềm quản trị doanh nghiệp có độ mở rộng tốt sẽ mang lại những lợi ích như: khả năng xử lý dữ liệu lớn với tốc độ nhanh, mở rộng hạ tầng và các chức năng, nâng cao tính linh hoạt, mở rộng số lượng người dùng phần mềm và khả năng sao lưu và bảo mật cao.

Khả năng tự động hóa các quy trình

Tính tự động hóa các quy trình của một phần mềm quản trị doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất, tránh các lỗi sai và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Khi có phần mềm hỗ trợ, doanh nghiệp có thể dễ dàng tự động hóa các mảng như: Marketing, quản lý nhân sự, chuỗi cung ứng, tài chính, phân tích và đồng bộ hóa dữ liệu.

Khả năng tích hợp với các công cụ đã có sẵn

Đối với các doanh nghiệp tìm đến phần mềm quản trị doanh nghiệp sau một thời gian dài đã đi vào hoạt động, một trong những thử thách là làm sao để tích hợp các công cụ đã có sẵn và quen thuộc trước đó với phần mềm quản trị doanh nghiệp. Đây cũng là tiêu chí đáng lưu ý và cần được nêu rõ trong quá trình tư vấn và lựa chọn phần mềm.

Tính tiện dụng và dễ thao tác

Phần mềm quản trị doanh nghiệp có dễ thao tác hay không hoàn toàn phụ thuộc vào các yếu tố như giao diện người dùng, khả năng tùy chỉnh và cấu hình lại giao diện theo nhu cầu doanh nghiệp, khả năng hỗ trợ đa nền tảng. Đặc biệt, hãy chọn một số phần mềm quản trị doanh nghiệp có đội ngũ hỗ trợ tận tâm, vì trong giai đoạn đầu làm quen với phần mềm, bạn sẽ cần được hướng dẫn rất chi tiết.

Hệ thống thu thập, báo cáo và phân tích dữ liệu

Với những doanh nghiệp thường xuyên phải lập kế hoạch nội bộ và kế hoạch dành cho khách hàng, hệ thống thu thập và phân tích các chỉ số dữ liệu là tính năng tối cần thiết cho một phần mềm quản trị kinh doanh. Không chỉ tăng cường tính chính xác và minh bạch, một cơ sở dữ liệu được phân tích cặn kẽ cũng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác, tạo điều kiện cho đổi mới và phát triển.

Hệ thống phân tích dữ liệu là yếu tố đáng cân nhắc để chọn ra phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt | Nguồn: Sưu tầm

Top 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Gemsocial™

Gemsocial™ là nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện thuộc hệ sinh thái ERA Group đã có mặt trên thị trường Việt Nam từ năm 2020. Với Gemsocial™, chủ doanh nghiệp có thể tìm thấy đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản trị doanh nghiệp thông thường, nhưng được phát triển chuyên sâu hơn nhằm cung cấp những giải pháp toàn diện về chuyển đổi số và quản trị một cách tối ưu, đồng thời nâng cao hiệu suất và năng suất của toàn bộ đội ngũ nhân sự.

Gemsocial™ là nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện và phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh | Nguồn: Sưu tầm

Gemsocial™ là sự kết hợp khéo léo của mạng xã hội nội bộ và 6 phân hệ chức năng gồm:

● Gem Connect™ - Kết nối và Giao tiếp:

Giúp các thành viên trao đổi thông tin và ý kiến một cách rõ ràng, khuyến khích tương tác và tránh các hiểu lầm hoặc xung đột. Với Gem Connect™, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, đặc biệt là với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình làm việc từ xa (Remote-working)

● Gem Workplace™ - Quản lý công việc:

Sở hữu tính năng tạo, quản lý và theo dõi các nhiệm vụ, Gem Workplace™ giúp các thành viên trong doanh nghiệp dễ dàng nắm được khối lượng và thời hạn công việc theo từng khoảng thời gian cụ thể, đồng thời không gặp trở ngại trong giao tiếp với phần mềm giao tiếp nội bộ.

● Gem CRM™ - Quản lý quan hệ khách hàng:

Giúp doanh nghiệp nâng cao mục tiêu kinh doanh qua các quy trình và phương pháp quản lý quan hệ khách hàng hiệu quả. Tính năng này bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng và phân tích dữ liệu.

● Gem HRM™ - Quản lý nguồn nhân lực:

Gem HRM™ là phân hệ dành cho các nhà tuyển dụng và quản lý doanh nghiệp. Phân hệ này có thể ứng dụng ngay từ những bước tuyển dụng đầu tiên với tính năng quản lý dữ liệu ứng viên, theo dõi quá trình tuyển dụng và các bài test online. Nhà quản lý còn có thể dùng Gem HRM™ để quản lý chính sách nhân sự, lưu trữ thông tin nhân viên, theo dõi hiệu suất làm việc và chế độ lương của từng cá nhân thuộc doanh nghiệp.

● Gem Knowledge™ - Quản lý tri thức:

Là phân hệ tập trung thu thập, tổ chức, lưu trữ, quản lý và chia sẻ tri thức và thông tin quan trọng, Gem Knowledge™ nhắm đến việc cung cấp công cụ và phương pháp hiệu quả để doanh nghiệp có thể phát triển mạnh mẽ.

● Gem Finance™ - Quản lý tài chính:

Gem Finance™ là phân hệ quản lý tài chính và tài nguyên toàn diện cho doanh nghiệp. Với phân hệ này, chủ doanh nghiệp có thể nắm được các thông tin chi tiết và minh bạch từ thu chi, quản lý tài sản, nợ, nguồn vốn đến tra cứu và xử lý các giao dịch với nhà cung cấp, tự động hóa và tích hợp các quy trình tài chính, phân tích báo cáo tài chính.

Truy cập Gemsocial™ và đăng ký trải nghiệm ngay từ hôm nay để khám phá những tính năng hữu ích nhất cho quá trình quản trị doanh nghiệp của bạn, hoặc tham khảo bảng giá với 4 gói dịch vụ chính, đa dạng cho mọi loại hình doanh nghiệp.

Microsoft Dynamic 365

Microsoft Dynamic 365 là phần mềm quản trị doanh nghiệp được phát triển bởi Microsoft từ những năm 2000, đây là phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây Azure (cũng thuộc Microsoft). Trải qua gần 25 năm phát triển, Microsoft Dynamic 365 hiện có một số tính năng chính để bạn tham khảo là:

● Quản lý quan hệ khách hàng: Gồm quản lý bán hàng, dịch vụ bán hàng và Marketing

● Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Gồm hoạch định về tài chính, vận hành và nhân sự

● Tích hợp và mở rộng: Tích hợp với Office 365 như Outlook, Excel và Teams.

● Lưu trữ đám mây và bảo mật

● AI và Machine Learning - Trí tuệ nhân tạo

Microsoft Dynamic 365 - Phần mềm quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Misa Amis

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Misa Amis được phát triển bởi công ty cổ phần MISA, một công ty công nghệ Việt Nam. Với Misa Amis, người dùng có thể sử dụng những tính năng chính và thông dụng của một phần mềm quản trị doanh nghiệp như:

● Tài chính - Kế toán

● Marketing - Bán hàng

● Quản trị nguồn nhân lực

● Quản trị công việc, giao tiếp nội bộ - Văn phòng số

Misa Amis - Phần mềm quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Base

Base (hay Base.vn) là phần mềm quản trị doanh nghiệp và công ty công nghệ ra đời vào năm 2016. Đây là một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vực Saas, Software-as-a-Service, tức lĩnh vực xây dựng nền tảng quản trị doanh nghiệp. Có tới hơn 50 ứng dụng thuộc hệ thống Base liên tục được cải tiến và đổi mới mỗi ngày, nhằm mục đích giúp doanh nghiệp quản lý công việc, quản lý thông tin, nhân sự và tài chính.

Hiện tại, Base cung cấp 4 nhóm ứng dụng tiêu biểu được phân chia theo từng lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp gồm:

● Quản trị công việc và hiệu suất - Base Work+

● Quản trị thông tin và giao tiếp - Base Info+

● Quản trị và phát triển con người - Base HRM+

● Quản trị tài chính - Base Finance+

Base - Phần mềm quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

1Office

Ra đời đã hơn một thập kỷ về trước, 1Office hiện đang là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp phổ biến nhất tại Việt Nam. Tầm nhìn và sứ mệnh của 1Office không chỉ giới hạn ở các tính năng của một phần mềm cơ bản, mà còn là giải pháp cung cấp môi trường làm việc trực tuyến cho các doanh nghiệp có mô hình làm việc từ xa.

1Office cung cấp cho các doanh nghiệp hơn 100 tính năng cao cấp thông qua 6 phân hệ chính gồm:

● Phân hệ Công việc - Quản lý công việc và dự án

● Phân hệ Quy trình - Số hóa và tự động hóa các quy trình

● Phân hệ Nhân sự - Quản lý hồ sơ, hợp đồng bảo hiểm nhân sự

● Phân hệ Khách hàng - Lưu trữ, chăm sóc khách hàng cũ, mới và khách hàng tiềm năng

● Phân hệ Tài chính - Quản lý toàn bộ dòng tiền trong doanh nghiệp

● Phân hệ Ký số - Quản lý quy trình 

1Office - Phần mềm quản trị doanh nghiệp | Nguồn: Sưu tầm

Lời kết

Mong rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và đáng cân nhắc trong quá trình chọn ra một phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp với doanh nghiệp. Nếu có hứng thú với các bài viết thuộc lĩnh vực tương tự, hãy truy cập Gemsocial™ và đón đọc những nội dung mới nhất nhé!